修理依頼書の書き方/ひな形テンプレートも紹介します！
パソコンやDVDプレイヤー、レンジなど
機械で出来ているものは思いがけず故障することがあります。
その際、メーカーや修理業者に出す
修理依頼書はどのように書いたら良いのでしょうか。
今回は修理依頼書の書き方のポイントを
ご紹介していきます。
修理依頼をする前に
家電やパソコンが壊れてしまった場合、
修理はどこに出したら良いでしょうか。
主に3通りの方法があります。
- 買った量販店に持ち込む
- メーカーに修理依頼する
- 修理専門業者に持ち込む
いずれにしても、まず購入した際の
保証書を探しましょう。
量販店で購入した場合、店独自の
延長保障などに入った可能性もあります。
店舗によって保障内容は違いますが、
期間内であればかなりお得に修理が
可能なはずです。
期限が切れてしまった場合は、
メーカーに相談するのが良いと思います。
メーカーのホームページを見ると
サポートのページなどに相談のための
問い合わせ窓口があります。
窓口に電話、メールしても解決が
難しい場合は修理に出すことになります。
大抵の場合は、メーカーの用意した
修理依頼書のテンプレートがあります。
それを印刷して記入したものを
郵送する際に同封する形になります。
問い合わせフォームからネットで直接
申し込める会社もあるようです。
修理依頼のポイント
上のテンプレートはパソコンの修理
の際に使える修理依頼書です。
メーカー製ではない自作パソコンなどを
独自に修理業者に持ち込む場合は是非
使用してみてください。
⇒【BTOパソコン.jp】
必要な記入項目とは
メーカーによって修理依頼書に記入する
チェック項目は違います。
ですが、必ず必要になる情報は
おおむね共通しています。
- 依頼主の名前
- 住所や電話番号などの連絡先
- 型番・シリアルナンバー
- 修理料金の見積もり（上限など）
- 不具合の具体的な内容
型番やシリアルナンバーは本体の
裏などに書いてあることが多いです。
最重要項目は不具合の内容
一番重要なのが不具合の詳細です。
例えば「電源が入らなくなった」
という１つの不具合があったとします。
単純にそれしか書かない人もいますが
「３日前の3/1にノートパソコンのキーボード部分にお茶をこぼしてから電源が入らない。対応策として、すぐにドライヤーの冷風機能を使って乾かした。」
「３日前の3/1にパソコンが立ち上がらなくなった。その1ヶ月ほど前から3回に1回くらいの頻度でしか起動できなくなっており、読み込み時間もかかるようになっていた。その際、電源ボタンが1秒間隔で青く点滅していた。」
この2つでは、修理する人が検査する
内容が全く異なってきます。
パソコンに限らず、
不具合の詳細を書く際には
- いつから
- どんな症状が
- どのくらいの頻度で出るのか
- どんな対策を試したのか
- その他補足
このような内容が分かりやすく
簡潔にまとまっている必要があります。
先ほどのテンプレートの記載例です。
パソコンの場合はデータの消去を
同意するかしないかも重要な項目です。
消さないと修理できない場合は
返送してもらうことも出来ますので、
どうしてもデータを消したくない場合は
その旨を明記しましょう。
有償修理については予算を設定出来る
場合がほとんどです。
あまり高価になると買いなおしたほうが
安い場合もありますよね。
「3万円以上になるなら連絡してください」
などと書いておけば、再考出来ます。
ただし、見積もりをしたあとにキャンセル
すると診断料が発生する場合がありますので
注意事項はよく読んでおきましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
自分では故障だと思っても、
設定や操作を間違えているだけの
可能性もあります。
修理に出す前にまずは電話などで
窓口に相談してみてくださいね。
また、修理依頼書に書く不具合の内容は
事実のみを記載するようにしてください。
「多分○○が原因だと思う」
というような根拠のない推測は
混乱のもとになります。
「直接の原因かは不明だが、こんなことがあった」
というような書き方にするくらいに留めておきましょう。
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