四季らぼ

原本証明の書き方を分かりやすく紹介します!

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皆さんは原本証明を作成したことはありますか?

 

 

原本証明って何?と最初につまずいて

しまう人も多いのではないでしょうか。

 

 

しかし会社に勤めていると

提出しなければならない場面が訪れる事もあります。

 

 

今回は原本証明について分かりやすく

ご説明し書き方などもご紹介します。



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原本証明とは

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原本証明とは公的機関などに重要書類を提出する際に

その原本そのものを提出することが出来ない場合

コピーを取ってそれと共に提出するものです。

 

 

意味はこのコピーは原本と

まったく同じものですという事です。

 

 

自分で書いて捺印して作る場合もありますし

コピーを公的機関で発行してもらうと

そこにすでについていたりもします。

 

原本証明はどんな時に使う?

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原本が会社の大切な書類で複製できない場合などに

良く使われます。

 

 

会社の為に提出する例で言うと

設立認定書・定款・理事の就任承諾書・設立時の財産目録

などになります。

 

 

提出先は市役所であったり財務局であったり

その書類によって様々です。

 

 

ではそのような書類は

どんなシチュエーションで必要になるのでしょうか?

例えば会社設立時などがそのタイミングになります。

 

 

企業を起こす場合などさまざまな書類を

提出しないことには仕事を始めることが出来ません。

 

 

提出書類は各都道府県・市町村によって微妙に違いますが

出す書類の種類はどこに行っても多岐に渡ります。

その分原本証明の必要な機会も多いです。

 

 

提出書類の一覧は市のホームぺージ上などに掲載されています。

 

原本証明の作成方法

 

原本証明の作成は書類の枚数で作り方が若干違います。

枚数の少ないものから順にご説明していきます。

 

書類が1枚の場合

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まず一番簡単な方法は

提出する書類に余白に手書きすることです。

 

 

上の画像のように原本と同じであるという文面と

発行日時そして発行元を記します。

 

 

最後に捺印も忘れないで下さい。

 

書類が数枚程度の場合

 

 

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書類が2枚以上にわたる場合で

軽く留めれば大丈夫な位だった場合は

左側の上下2か所をホッチキスで留めます。

 

 

そして中を開いて割り印を押します。

割り印はすべてのページに押してください。

 

 

原本証明を書きこむのはこちらも手書きで大丈夫です。

最終ページの余白に書き込みましょう。

 

 

書き方と捺印は1枚で提出する時と全く同じです。

 

書類枚数がとても多い場合

 

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最後に冊子のように提出書類の枚数が多い場合です。

これはしっかりと背表紙をつける必要があります。

 

 

書類そのものは先ほどと同じように

ホチキスの2か所留めで大丈夫です。

 

 

それを補強するための背表紙を作りましょう。

グレーの紙が背表紙の見本です。

 

 

横幅はAとBが2cm幅でCは冊子の厚みプラス2cmで作ります。

縦の長さはA4の縦よりちょっと長い位で作ります。

 

 

 

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まずAにだけのりを付けて

Aを書類の1ページ目の左端に合わせて貼ります。

 

 

さらに上からホチキスで留めて下さい。

 

 

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ここで背表紙を折り返してBとCの裏面を出します。

 

 

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書類を裏返して飛び出た部分をのりでくっつけます。

 

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最後にC部分にのりをつけて書類の裏面に貼ります。

 

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書類の裏の余白に原本証明を書き込み捺印します。

 

 

書類と背表紙の間にも印鑑で割り印をします。

これは証明に用いた代表者の印鑑です。

 

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表面にも同じ割り印をおして完成です。

冊子状になると作るのもけっこう時間がかかります。

 

 

提出期限などある場合は

余裕をもって作成に取り組みましょう。

 




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提出例・定款を財務局に提出する

 

定款というのは分かりやすくいうと会社内の憲法のようなものです。

定款は基本的に財務局に提出します。

 

 

提出の方法は以下の通りです。

 

まず定款(会社謄本)は法務局で発行することが出来ます。

 

発行には手数料が要りますが

発行された定款の最終ページには

法務局の登記官による原本証明がすでに記載されています。

 

 

発行してもらうには

 

申請書に会社の商号と法人の名称を

記入して手数料分の収入印紙を貼ります。

 

その状態で窓口にもっていけば発行されます。

 

提出例・資格試験の受験時に提出する

 

例えば2級ボイラー技士の資格を持っている方が

1級ボイラー技士を受験したい場合

 

 

現在保有している2級ボイラー技士の免許の写しを

原本証明付きで提出しなくてはいけません。

 

会社員の場合

 

ボイラー技士免許のコピーを取って

勤めている会社で原本証明を書いてもらい提出する

 

会社勤めではない方の場合

 

近くの労働局または労働基準監督署に行って

原本とそのコピーを渡せば原本証明を書いてもらえる

 

あとは願書に他の必要書類と一緒に同封して

受験資格を得るだけです。

 

まとめ

 

かなり入り組んだ話ですが

参考になりましたでしょうか。

 

 

原本証明の場合

相手側に用意して下さいと言われて

初めて作成することになるはずですので

 

 

指示された相手にちゃんと書き方を

聞いて作成した文面に問題はないか

 

 

相手に直接渡すのか

どこか違う所までもっていくのかなど

逐一質問する事が大事だと思います。

 

 

手間のかかる作業ですから

やり直しなどにならないよう慎重に進めましょう。



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